Come si diventa più produttivi, efficienti ed organizzati? Come si riesce a gestire meglio il proprio tempo?

Vi è mai capitato di avere delle giornate in cui continuate a correre come dei criceti impazziti su una ruota? A me anche e vi assicuro che quando mi capita non so neanche come riuscire a fermarmi perché il tempo sembra letteralmente volare via 🙂 La parola allo psicologo cognitivo e neuroscienziato dottor Daniel J. Levitin che ha scritto il best seller “The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload” in cui ha analizzato la vita delle persone più impegnate del mondo (politici, premi Nobel, star dello spettacolo, della musica e dello sport) ed ha scoperto che loro, a differenza nostra, non sembrano mai di corsa. Ma perché? Perché hanno un intero staff che gli organizza tutta la giornata minuto per minuto direte voi, ed ovviamente avete ragione; però anche noi, grazie agli studi del dottor Levitin, possiamo provare a smettere di comportarci come dei carini cricetini senza avere per forza uno staff che ci segue. Ma come facciamo? Ecco le 5 regole, per diventare più produttivi, suggerite dal dottor Levitin nel suo libro:

1) Programmare in anticipo

“Uno dei segreti per ottimizzare il tempo è organizzare in anticipo quello che si deve fare.” Infatti il semplice fatto di programmare in anticipo libera la mente e ci fa quindi essere più concentrati su quello che si sta facendo in quel determinato momento anche quando si viene interrotti da diversi contrattempi vedi ricerca presso la Florida State University.

2) Evitare distrazioni e contrattempi

La nostra attenzione è limitata ed è per questo che dobbiamo fare attenzione ad evitare qualunque tipo di distrazione filtrando tutto quello che ci avviene intorno infatti: “..i neuroni sono delle cellule vive che si affaticano parecchio ogni qualvolta il loro lavoro viene interrotto..” Ecco perché ad esempio sarebbe utile controllare le mail solo ad orari prestabiliti.

3) Scrivere una lista

Secondo voi il nostro Presidente della Repubblica tiene a mente la lista della spesa da fare al supermercato? Anche no, come credo anche non vada lui a farla 😉 Come un Presidente anche noi dovremmo quindi cercare di non “sciupare” il nostro cervello per piccole cose, ecco cosa ci suggerisce Levit: “Scrivere quello che non è importante ci aiuta a liberare la mente, è come fare una sorta di pulizia per eliminare quelle nozioni che altrimenti andrebbero ad interferire ciò che davvero dobbiamo tenere a mente.” Molti studi hanno infatti dimostrato che scrivere quello che si deve fare è molto più efficace e produttivo piuttosto che tenere tutto a mente. Ma mi raccomando scrivetelo solo su un supporto, non un pò qui sul PC ed un po’ là sull’agenda o dove vi salta in mente perché altrimenti vi stressereste non poco cercando dove lo avevate scritto (vedi ricerca presso la Florida State University)!!

Ma perché tutto ciò che non è importante è meglio scriverlo piuttosto che memorizzarlo? Perché: “Tenere a mente qualcosa ci predispone a preoccuparci di dimenticarcelo il che fa lavorare ed affaticare di più il nostro cervello.”

4) Avere un luogo dedicato (ordinato) dove poter lavorare ci fa essere più concentrati: “Per ottimizzare il funzionamento del nostro cervello dovremmo avere diversi ambienti a secondo di quello che dobbiamo fare. Il neurologo Oliver Sacks sostiene addirittura che se lavoriamo su due progetti diversi dobbiamo avere anche due scrivanie diverse.” Ma mi raccomando la scrivania non deve essere disordinata infatti alcuni ricercatori del Neuroscience Institute dell’Università di Princeton hanno scoperto che lavorare in un ambiente disordinato ci fa essere più distratti ed improduttivi e quindi anche più disorganizzati.

Ok abbiamo visto cosa fare per organizzarci meglio e diventare più produttivi ma dobbiamo anche imparare ad avere un atteggiamento diverso cioè dobbiamo..

5) Saperci adattare cioè accettare ciò che non dipende da noi per dedicarci maggiormente a ciò che invece dipende direttamente da noi stessi: “Moltissime ricerche di psicologia sociale hanno dimostrato che le persone più felici non sono quelle che hanno di più ma piuttosto quelle che accettano quello che già hanno.” Ogni tanto dovremmo infatti saperci accontentare del “good enough” cioè dell’abbastanza bene. Infatti coloro che massimizzano tutte le loro scelte, cercando sempre la “best decision” (la scelta migliore), sono anche quelli che sono meno felici ed anzi più depressi.

Buona mente e buona ri-organizzazione.

Massimo

Immagine Credit: Anna Lena Schiller